Assistance pour le management et la communication du projet scientifique Athena X-IFU

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General info

Position

Assistance pour le management et la communication du projet scientifique Athena X-IFU

Organisation

Institut de Recherche en Astrophysique et Planétologie (IRAP)

Contract

12 mois (renouvelable)

Location

Toulouse, France

Description

Les missions à effectuer ont un volet administratif (30%) et un volet communication et animation du Consortium X-IFU (70%).

Activitités

Volet administratif (organisation de réunions)
• Organiser les réunions du consortium X-IFU deux fois par an (dont une en distanciel tout les deux ans). La réunion dure environ une semaine et se déroule chez les partenaires du consortium en Europe et de temps en temps à Toulouse. Ces Consortium Meetings (CM) rassemblent de 150 à 200 participants (probablement 300 à 400 plus près du lancement). L’organisation comprend la sélection d’une salle, l’invitation des participants, la gestion des listes des participants, la circulation de l’ordre du jour des différentes sessions, l’organisation du « social event » en coordination avec le comité local d’organisation, la distribution et l’archivage de tout ce qui est produit en support à la réunion du Consortium.
• Aider le comité local d’organisation si besoin (par exemple pour trouver des locaux pour accueillir les réunions du consortium).
• Organiser les réunions parallèles durant les CM, en premier lieu celles qui sont coordonnées par les membres de l’équipe IRAP/CNES.
• Prendre en compte les contraintes environnementales dans les activités à mener

Volet administratif (management du Consortium)
• Gestion et mise à jour de la base de données du Consortium et de l’annuaire X-IFU.. Les listes du Consortium sont publiées sur le site web.
• Gérer les listes de diffusion (actuellement avec Sympa)
• Gérer les accès des membres du Consortium à l’outil de gestion d’actions (actuellement Teamwork) ainsi qu’au système de gestion de la documentation (actuellement Caplinked).
• Gérer les formulaires utilisés pour la gestion du consortium (actuellement en utilisant Formsite).
• Faire l’interface entre le PI/CdP et le consortium dans son ensemble.
• Fournir un soutien administratif et logistique à l’équipe IRAP/CNES sur demande (planification de missions).
• Aider à la gestion de la documentation du projet, notamment à l’archivage des documents provenant des réunions du Consortium

Volet animation et communication
• Être le community manager du X-IFU: cela inclut la gestion, la mise à jour de ressources pour le site web X-IFU, et assurer la présence du projet sur les réseaux sociaux (Twitter, Facebook …). Tout matériel publié doit être approuvé soit par le PI, soit par le CdP. Le contenu peut être fourni par les membres du consortium.
• Etre le responsable éditorial de la Gazette X-IFU, publiée tous les trois mois : identifier les contributeurs, demander des articles, préparer le brouillon, proposer des modifications, faire valider le brouillon, puis envoyer la Gazette à l’ensemble des membres du Consortium (actuellement avec Mailchimp)
• Aider l’équipe PI dans toutes les tâches de communication initiées par l’Athena Community Office (ACO) ou tout autres organismes sollicitant des entrées du PI X-IFU (newsletters de l’ACO, brochures ACO, newsletters High Energy Astrophysics Division de l’American Astronomical Society, Agence spatiale européenne …) Créer des ressources de communication ou travailler avec des prestataires pour développer des ressources de communication auprès de publics ciblés (enfants, grand public …). Cela inclut la production de brochures, goodies, ressources web, etc … Encourager les membres du consortium à participer à ces efforts devrait être une priorité.
• Proposer de nouveaux outils de vulgarisation autour des thèmes scientifiques du projet
• Organiser des évènements exceptionnels autour du projet : rencontre avec la presse, films, évènements sportifs, gastronomiques…
• Faire le lien avec la communication de l’IRAP, du CNRS, de l’UT3, du CNES et de l’OMP
• Organiser les évènements d’équipe (repas de fin d’année, repas estival)

Compétences

• Parler et écrire couramment en anglais (niveaux d’excellence requis). Ceci est une condition indispensable. Les entretiens préablables à l’embauche seront exclusivement en anglais.
• Requis pour un projet scientifique, faire preuve d’une extrême rigueur, en particulier dans tout ce qui touche à la communication sur et autour du projet.
• Disposer d’excellentes compétences en organisation.
• Faire preuve d’une très grande exigence sur le déroulé et le contenu des actions à conduire
• Etre capable d’interagir avec des personnes de cultures, de nationalités différentes au sein d’un grand consortium international
• Avoir une expérience avec les outils de réseaux sociaux et avec les outils de communication en général.
• Etre autonome et savoir prendre des initiatives.

Les compétences suivantes pourraient être utiles pour accomplir les tâches décrites ci-dessus :
• Avoir une expérience antérieure dans un institut de recherche scientifique (« en sciences dures ») ou dans une organisation en lien avec l’espace
• Avoir une formation scientifique ou en communication scientifique
• Avoir une expérience avec Microsoft Office, WordPress, Mac OS, Keynote, Page …
• Avoir des connaissances de logiciels de design (InDesign, Illustrator, Photoshop, Canva,..)

Contexte de travail

Le X-IFU, pour X-ray Integral Field Unit, est un instrument scientifique qui sera embarqué sur le prochain grand observatoire en rayons X de l’agence spatiale européenne appelé Athena. Le X-IFU permettra d’étudier les grandes étapes de l’évolution de l’Univers, mais aussi les objets exotiques que sont les trous noirs. Il s’agit d’un spectromètre X de très haute précision. Il sera développé sous la maîtrise d’oeuvre du Centre National d’Etudes Spatiales (CNES) de Toulouse par un consortium international regroupant plusieurs centaines de chercheurs, ingénieurs et techniciens, de onze pays européens, des Etats-Unis et du Japon. Athena sera lancé au milieu des années 2030. Le consortium international en charge du développement du X-IFU est piloté par le responsable scientifique de l’IRAP Toulouse (PI) alors que le projet X-IFU est dirigé par un chef de projet (CdP) du CNES Toulouse. Le PI et le CdP s’appuie sur différentes structures de management et de conseil au sein du Consortium. Le Consortium X-IFU compte aujourd’hui presque 300 membres, et ce chiffre devrait croître jusqu’à 400, plus proche du lancement. Assurer la visibilité de chaque partenaire à hauteur de son investissment dans le projet est un impératif qui dicte une organisation efficace dans l’administration et l’animation du Consortium.
Le/la candidat(e) sera situé(e) à l’IRAP à proximité du PI du X-IFU et travaillera au quotidien avec le PI et le chef de projet X-IFU et leurs équipes proches. Il/elle devra gérer les informations confidentielles. Voyager dans différents pays, par ex. pour les réunions du consortium X-IFU doit être envisagé. Comme indiqué plus haut, la majorité des activités impose une maîtrise parfaite de l’anglais à l’oral comme à l’écrit.

Informations générales

Rémunération : Entre 2109 et 2372 € brut mensuel selon expérience
Niveau d’études souhaité : Bac+3
Expérience souhaitée : Indifférent
Date d’embauche prévue : 1er septembre 2022
Temps complet

Candidature

Les candidatures se font exclusivement via le portail recrutement du CNRS : https://emploi.cnrs.fr/Offres/CDD/UMR5277-CHRFEU-015/Default.aspx

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